Para viver melhor seus dias, é importante saber como se organizar no trabalho . De fato, a falta de organização gera estresse e fadiga. Então, como se organizar para ser mais eficiente no trabalho?

Algumas dicas para uma melhor organização no trabalho

Gerencie seu tempo

Saber gerenciar seu tempo é uma arte delicada que tira muito estresse e cria auto-estima e uma sensação de liberdade quando você está no controle. Se você é um daqueles que geralmente ficam sobrecarregados, provavelmente há as causas possíveis:

  • Má organização,
  • Esquecido,
  • Uma subestimação da duração de determinadas tarefas (problemas de avaliação),
  • Overwork,
  • O aspecto emocional (cuidamos das tarefas agradáveis ​​e leva tempo para realizar as outras),
  • Procrastinação,
  • O imprevisto,
  • A ausência de delegação,
  • Comunicação ruim ou muita comunicação,
  • A dificuldade de dizer não,
  • Entretenimento como telefone, redes sociais …

Para resolver tudo isso e gerenciar melhor seu tempo, existem técnicas que variam de simples a sofisticadas.

Armazenando sua área de trabalho

Ter um espaço de trabalho organizado economiza seu tempo, evitando procurar uma caneta por 10 minutos, por exemplo. Você economizará tempo que poderá usar para outras tarefas. Além disso, trabalhar em um espaço agradável é muito mais reconfortante para a mente.

Use sistemas de automação

Se você trabalha em um escritório, seu e-mail contém muitos lembretes: compromissos, reuniões, arquivos a serem devolvidos. Use-o para garantir que você não esqueça de nada.

Crie pastas e subpastas para ajudar você a se encontrar e evitar estresse desnecessário.

Horários

O método de planejamento consiste em criar planejamentos, indicando o que fazer (o que) e quando (quando).

Portanto, usamos um calendário (como o Google Calendar ou o Outlook) para permitir um melhor gerenciamento.

As vantagens:

  • Muito bom planejamento de trabalho
  • O aspecto colaborativo (a possibilidade de compartilhar sua agenda),

As desvantagens:

  • Não há nenhum ou poucos.
  • Apenas tome cuidado para respeitar … o calendário, não cancele ou adie.

Faça anotações

Se você tiver uma agenda, não hesite em registrar seus compromissos e reuniões usando, por exemplo, cores diferentes. As notas de post-it não estão desatualizadas. Em papel ou eletrônicos, use-os.

Faça listas

O memorando auxiliar ou a lista de tarefas em inglês permite que você não se lembre de nada.

Este método tem algumas vantagens:

  • Fácil de executar e usar,
  • Rápido.

As desvantagens:

  • A falta de organização,
  • Não cumprimento das prioridades

As listas são, portanto, ideais a curto prazo.

Fazer pausas

Se o " trabalho é saúde ", fazer pausas curtas e regulares não o matará nem o tornará menos eficaz. Não hesite em esticar as pernas, afastar-se do computador ou dar um passeio para fora para desabafar. Seu cérebro também agradecerá a você e ao seu corpo.

Use a técnica Pomodori

Desenvolvido nos anos 80, por Francesco Cirillo, consiste em concluir uma tarefa em 25 minutos, antes de fazer uma pausa de 5 minutos. Pomodori significa "tomate" em italiano, mas é a imagem do cronômetro que é retida aqui, sua panela de pressão interna!

Você precisará de um cronômetro para aplicar essa técnica, geralmente aplicada por contratados e desenvolvedores.

A vantagem deste método é a agilidade. Você exercita seu cérebro concentrando-se por um determinado período de tempo na mesma tarefa (melhor concentração) antes de fazer uma pausa que só será benéfica.

Aprenda a priorizar

Para ter certeza de realizar todas as suas tarefas diárias, crie uma lista das coisas que você precisa fazer durante o dia, com os respectivos prazos. Você poderá, desde a manhã, começar com as tarefas urgentes e terminar as outras no final da tarde. Tarefas urgentes e importantes precisam ser realizadas primeiro. Isso permitirá que você planeje seu dia: tarefas, durações etc. Você também saberá quanto tempo você gasta em cada tarefa e se organizará ainda melhor.

Aprender a priorizar ajuda a gerenciar o tempo por prioridade. Existem duas linhas (Importante e Não Importante) e duas colunas (Urgente e Não Urgente).

A teoria de Einsehower torna possível priorizar suas ações, primeiro fazendo o que é urgente e importante. Mas a priorização permite que você realize suas tarefas de acordo com seus objetivos, seus valores, os objetivos da equipe a que pertence, os prazos impostos etc.

Os benefícios da priorização:

  • Um trabalho sobre os objetivos, ou seus valores,
  • Melhor produtividade e eficiência

As desvantagens:

  • Funciona principalmente no curto prazo,
  • Sobrecarga possível (quando tudo é importante o que fazer?)

Convidamos você a testar cada um desses métodos e determinar o que melhor lhe convier. Você também pode alterná-los.

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Emprego