Como configurar uma mensagem de ausência no escritório para notificar aqueles que o contatam que você está de licença? De fato, antes de sair de férias, você precisará resolver alguns pequenos detalhes no escritório. Respostas automáticas de ausência fazem parte disso. Se você usa o Outlook ou o Google Mail (Gmail), mostraremos aqui como ativar esse recurso e também daremos alguns exemplos de mensagens claras e eficazes.

Configure uma mensagem de ausência temporária: amplie o Gmail e o Outlook

O Gmail e o Outlook são os emails comerciais mais usados ​​atualmente no trabalho. Esses dois serviços permitem ativar mensagens de ausência temporária quando você estiver ausente do trabalho, seja para férias, treinamento ou viagens.

Ativar uma resposta automática de ausência no Gmail

O recurso "Resposta automática" no Gmail permite que você informe seus funcionários ou clientes que você está ausente quando eles entrarem em contato com você durante suas férias ou suas viagens. Isso permitirá que você indique que não poderá responder ao e-mail deles por um tempo.

Como configurar uma mensagem de ausência? Você apenas precisa proceder da seguinte maneira:

  • Vá para o Gmail.
  • Clique na roda pequena, no canto superior direito, e depois em "Configurações".

Nesta página, várias guias são propostas, entre as quais "Geral", "Etiquetas", "Caixa de entrada", "Contas e importação" …

Você está na guia geral.

Na parte inferior da página, você encontrará a seção "Resposta automática".

Ele diz: " Uma resposta automática é enviada para todas as mensagens que você recebe. Se um contato enviar várias mensagens, essa resposta automática será enviada uma vez a cada 4 dias no máximo. "

  • Por favor, selecione com o mouse "Resposta automática ativada".

Você precisará preencher os campos datas de início e término, indicar o assunto e escrever a mensagem.

  • Tudo o que você precisa fazer é salvar sua mensagem clicando em "Salvar alterações".

E o Outlook?

Como configurar uma mensagem de ausência no Outlook

Quem usa o Outlook também pode ativar um "Assistente de Ausência Temporária".

  • No canto superior esquerdo, clique em "Arquivo" e depois na guia "Informações". Você encontrará várias opções: "Configurações sociais e da conta" e "Respostas automáticas (sem computador)".
  • Na seção "Respostas automáticas", marque "Enviar respostas automáticas".
    A Microsoft diz: " Se você deseja especificar um intervalo de horas e datas, marque a caixa de seleção Enviar apenas para este horário. Em seguida, defina a hora de início e a hora de término. Na guia Na minha organização, digite a mensagem a ser enviada na sua organização; Na guia Fora da minha organização, digite a mensagem a ser enviada para fora da sua organização . "
  • Para confirmar, basta clicar em OK.

Se você é um empresário independente ou administra uma empresa muito pequena, e usa o Outlook.fr ou Live.fr, para configurar sua mensagem de ausência, basta clicar na pequena roda, no canto superior direito (Configurações de e-mail ). Um menu será exibido: "Atualizar", "Respostas automáticas" … Selecione esta última opção. A Microsoft diz: " Use respostas automáticas para avisar outras pessoas que você está de férias e não poderá responder ao seu email. "

Marque "Enviar respostas automáticas" e preencha os diferentes campos.

Agora você sabe como configurar uma mensagem de ausência, mas como escrever uma resposta automática?

Alguns exemplos de mensagens de ausência temporária

Para escrever a melhor mensagem de ausência, siga os conselhos dos profissionais. Você pode optar por um pequeno texto clássico, mas também pode ser ousado.

O clássico

O local de trabalho do regionJob oferece:

Olá,
Estarei fora do escritório de (xxxx) a (xxxx) inclusive.
Não tendo acesso ao meu e-mail durante esse período, notificarei sua mensagem quando voltar.
Em caso de emergência, você pode entrar em contato (xxxx) neste endereço: ((protegido por email)).
Atenciosamente,
(Assinatura)

Pessoal

O site Asap.be nos dá um bom exemplo

Olá,

Por esta mensagem, informo que não estarei disponível até (data), porque (aproveito alguns dias de folga / estou de férias / vivo uma experiência única / realizo meu sonho / recarrego minhas baterias).

Mas eu quero te ajudar! Enquanto isso, você pode entrar em contato (pessoa de contato, detalhes de contato). Se não for urgente, teremos prazer em responder seu e-mail quando retornar.

Enquanto isso, não hesite em me seguir (mídias sociais, site, blog).

Tenha um bom dia e continue (data)!
(nome e função)

A mensagem em inglês

Você trabalha em um ambiente internacional? E quer uma mensagem em inglês? No LinkedIn, você pode encontrar idéias muito simples, mas eficazes:

Vou sair do escritório começando. Eu voltarei.
Se você precisar de assistência imediata durante a minha ausência, entre em contato (pessoa para contato em caso de emergência) em (endereço de e-mail da pessoa). Caso contrário, responderei a seus e-mails assim que possível no meu retorno.

Atenciosamente,
(Seu nome)

A mensagem é um pouco original demais

A agência de recrutamento Morgan McKinley, oferece esta mensagem que não agradará a todos:

Olá, atualmente estou de férias de xx / xx para xx / xx. Para emergências, obrigado a abordar a terceira espreguiçadeira à direita, guarda-chuva amarelo e biquíni listrado. Permanência das 10h às 18h (risco de ausência por banho).

Você pode usá-lo como uma introdução e complementá-lo com uma mensagem mais clássica. Isso fará seus funcionários e clientes sorrirem!

Olá, atualmente estou de férias de xx / xx para xx / xx. Para emergências, obrigado a abordar a terceira espreguiçadeira à direita, guarda-chuva amarelo e biquíni listrado. Permanência das 10h às 18h (risco de ausência por banho).

Estou brincando.

Estarei fora do escritório de (xxxx) a (xxxx) inclusive.
Não tendo acesso ao meu e-mail durante esse período, notificarei sua mensagem quando voltar.
Em caso de emergência, você pode entrar em contato (xxxx) neste endereço: ((protegido por email)).

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Emprego